Resfria möten

Det finns ett flertal verktyg som ger oss stora möjligheter att öka andelen resfria möten. Om fysiska möten ersätts av resfria möten innebär det en kraftig besparing i tid, pengar och miljö.

Är ett möte den bästa aktiviteten?

Det är enkelt att se ett möte som den naturliga åtgärden när en angelägen fråga eller ett viktigt område dyker upp. I många fall är ett möte en bra aktivitet, men inte alltid.

En god idé är att ställa sig själv följande strategiska frågor innan man fattar beslut om att arrangera ett möte:

Är ett möte det bästa sättet att hantera denna fråga på?
Kräver frågan ett extra möte eller kan den hanteras inom ramen för ordinarie möten på arbetsplatsen?
Kan synpunkter på aktuell frågeställning begäras in via mail eller telefon i stället?

Betänk alltid resursinsatsen för ett möte ställt till förväntad effekt innan beslut om att kalla till ett möte fattas.

När du planerar ett fysiskt möte

Stora besparingar i tid, pengar och miljö kan göras när fysiska möten ersätts av resfria möten. Om man kommer fram till att ett fysiskt möte trots allt är det som krävs skall planeringen av resan ske i enlighet med kommunens Mötes- och Resepolicy.

Olika tekniker för resfria möten

InConference - telefonkonferens

Lämpligt för möte där inget visuellt material ska delas. Ingen begränsning på antal deltagare. Deltagarna ringer till ditt vanliga telefonnummer. Ingen beställning krävs.

InConference - snabbguide Pdf, 280.2 kB.

Telefonkonferens i din vanliga telefon

InConference förvandlar din vanliga anknytning till ett konferensrum. Detta gör det mycket enkelt att hålla ett konferenssamtal, och det enda som deltagarna behöver känna till är initiativtagarens anknytningsnummer och en PIN-kod (valfritt).

Du kan schemalägga en konferens från CMG-programmen via Outlook eller Netwise/Aastra.

Som anordnare kan du välja att spela in mötet och det skickas då till din röstbrevlåda efter mötets slut.

För att höja kvaliteten på mötet är det viktigt:

att alla talar om sitt namn när de börjar tala så att samtliga vet vem som talar
att ordföranden kompenserar avsaknaden av kroppsspråk genom att ofta ställa klargörande frågor i stil med "hur känner ni övriga?" och "har någon av er ytterligare synpunkter på detta?"
att säkerställa att samtliga innan mötet har tillgång till samma skriftliga underlag
att begränsa telefonmöten till max 60 minuter

Telefonmöte som komplement

Om telefonmöte används som komplement till webbmöte eller videokonferens så är det viktigt att se till att samtliga presenterar sig så att telefonmötesdeltagarna verkligen vet vilka som lyssnar. Se också till att telefonmötesdeltagarna inte glöms bort, utan ofta bjuds in i samtalet.

Telefonmöte

Lämpligt för möte med 3–4 deltagare där inget visuellt material ska delas. Mötesledaren ringer upp övriga deltagare. Ingen beställning krävs.

Telefonmöte är en utmärkt form när det handlar om:

att stämma av delmål/delleveranser i en löpande process
informationspunkter
enklare beslutspunkter.

Det är dock viktigt att beakta att hela kroppsspråket är exkluderat vid ett telefonmöte varför längre diskussionspunkter, kreativa samtal eller brainstormaktiviteter sällan gör sig bra i telefon.

För att höja kvaliteten på mötet är det viktigt:

att alla talar om sitt namn när de börjar tala så att samtliga vet vem som talar
att ordföranden kompenserar avsaknaden av kroppsspråk genom att ofta ställa klargörande frågor i stil med "hur känner ni övriga?" och "har någon av er ytterligare synpunkter på detta?"
att säkerställa att samtliga innan mötet har tillgång till samma skriftliga underlag
att begränsa telefonmöten till max 60 minuter.

Telefonmöte som komplement

Så här skapar du ett telefonmöte:

Telefonmodell 7940 och 7960

Tryck funktionsknapp Fler under pågående samtal.
Tryck funktionsknapp Konf.
Slå det tredje numret. Det första numret är då parkerat.
Vid svar, tryck Konf igen och påbörja mötet.
Om det tredje numret inte svarar trycker du på Åter för att prata med den första igen.

Skype för företag

Skype för företag är ett verktyg för bland annat snabbmeddelanden, dokument- och skrivbordsdelning, samt videosamtal mellan användare.

I Skype för företag kan du:

skicka snabbmeddelanden (chatta)
ha gruppsamtal
dela filer
dela visning av skrivbordet
hålla presentationer
hålla videokonferenser

Bra att känna till om Skype för företag

Skype för företag är integrerat mot vår e-postmiljö vilket innebär bland annat att:

Mötesinnehåll i Skype för företag sparas endast under en kort period efter det att mötet har avslutats.
Din närvarostatus i Skype för företag ändras med automatik till ”Upptagen” om du har ett möte inlagt i din kalender. Kan ändras via Skype för företags alternativ inställningar.
Du kan se en kollegas närvarostatus och hur länge en kollega är upptagen genom att hålla muspekaren över hans/hennes namn i ett mejl.
Du kan se din konversationshistorik från Skype för företag i din Outlook eller i Webbmejl, det hamnar i en egen mapp ”Konversationshistorik”.

Säkra videomöten

Säkra videomöten är ett digitalt verktyg för säkra videosamtal samt dokument- och skrivbordsdelning mellan användare.

Tjänsten särskilt utvecklats för att det ska vara både enklare och säkrare att använda videomöten. Det enda som behövs är i stort sett tillgång till internet och en dator, surfplatta eller mobiltelefon. Tjänsten uppfyller också de säkerhetskrav som regioner och kommuner ställer på möten där känsliga personuppgifter hanteras.