Personal- och lönesystem

Visma P, som driftas via Umeå kommun, är kommunens personal- och lönesystem.

Självservice

Till lönesystemet Visma finns en webbfunktion som alla medarbetare ska ha tillgång till där de ska lägga in sin frånvaro och eventuell övertid, i vissa fall även sina scheman. Där kan de anställda se sin lön redan i mitten på varje månad.

För att nå detta system måste du ha ett användarnamn och ett lösenord samt rätt behörighet. Du måste också ha tillgång till en webbläsare samt sitta inom kommunens nätverk.

När du är inloggad på kommunens nätverk, och går in i personal- och lönesystemets självservice kommer du automatiskt att vara inloggad där också.

Självservice även i din mobil

Om du vill kan du gå in på självservice från din mobiltelefonlänk till annan webbplats. Du kommer till ett inloggningsfönster. Ange samma användarnamn och lösenord som du använder för att logga in på din jobbdator med. Men, direkt efter användarnamnet skriver du @vindeln.se Till exempel: abc@vindeln.se eller abcdef05@vindeln.se

Inom Vindelns kommun har vi lite olika typer av användarnamn. En del har tre eller fyra bokstäver, andra har sex bokstäver och två siffror.

Medarbetarens ansvar

I självservice i personal- och lönesystemet är du som medarbetare ansvarig för att:

  • rapportera sjukfrånvaro och om det är aktuellt, vård av barn
  • rapportera övertid om du har blivit beordrad att jobba över
  • ansöka om semester, föräldraledighet och övriga ledigheter
  • kontrollera att ditt schema är korrekt
  • kontrollera din lön

Om du har flexibel arbetstid ska du också kontrollera att dina stämplingar är korrekta.

Viktigt att du kontrollerar att din lön stämmer varje månad

Arbetsgivare är skyldiga att redovisa lön och skatt till Skatteverket varje månad. Detta ställer stora krav på att varje månads löneutbetalning är rätt för alla medarbetare. Både du som medarbetare och din chef har ansvar för att säkerställa det.

Allt som är relaterat till lön måste bli rätt från början, framför allt frånvaro och slutdatum för frånvaro ska läggas in i Självservice i tid.

Detta medför att du som medarbetare måste:

  • Kontrollera din lön senast den 8:e varje månad. Du kan börja kontrollera redan den första varje månad så att eventuella fel kan rättas till innan lönen verkställs. Se instruktionerna Kontrollera din lön samt Så tolkar du din lönespecifikation.
  • Ansöka om all frånvaro i Självservice i god tid. Tänk på att din chef ska hinna godkänna det innan lönesystemet stänger för lönekörningen, vilket som regel sker kring den 15:e i månaden.
  • Spara dina lönespecifikationer under året. De finns i Självservice och ligger kvar där i 2,5 år. Lönebeskeden finns också i din internetbank. Tiden de sparas kan variera från bank till bank.

Du kan varje månad själv se vilka uppgifter som din arbetsgivare har rapporterat om dig till Skatteverket. Logga in på Skatteverkets Mina sidor, välj Skatter och deklarationer och därefter Inkomstuppgifter.

Undvik löneskulder

En löneskuld påverkar en medarbetares ekonomi negativt, eftersom återbetalning ska ske brutto (utbetalning + skatt) istället för netto. Medarbetaren måste betala tillbaka mer pengar än hen har fått. En löneskuld är när en medarbetare har fått för mycket lön och inte får lön följande månad. Det innebär således att skulden inte kan kvittas månaden efter.

Exempel på hur en löneskuld uppstår:

Kim har varit sjukskriven på heltid under en längre tid och sjukskrivningen löper till sista januari. Kim kommer vara fortsatt sjukskriven men det är inte registrerat i lönesystemet. När lönen verkställs i februari har det inte kommit in någon fortsättning på sjukskrivningen. Detta innebär att Kim felaktigt får lön i februari med en utbetalning på 17 500 kr och att arbetsgivaren betalat in 7 500 kr i skatt till Kims skattekonto.

Det finns inga pengar att kvitta mot på marslönen eftersom Kim är fortsatt sjukskriven. Kim måste i det här fallet betala tillbaka den gjorda löneutbetalningen + skatt, det vill säga:

17 500 kr + 7 500 kr = 25 000 kr till arbetsgivaren. Alltså mer pengar än vad Kim har fått på kontot.

Chefens ansvar

Visma P är ett personal-, löne- och bemanningssystem där du som chef kan se uppgifter om dina medarbetare, hur de är anställda och hur de arbetar. I personalöversikten kan du se din bemanning, samt vilka som jobbar vilka tider.

I personal- och lönesystemet är du som chef ansvarig för vissa uppgifter:

  • Initiera nya anställningar samt förändringar och avslut.
  • Ansvara för att aktuella scheman finns på plats i personal- och lönesystemet.
  • Besluta om arbetsförändringar, frånvaro och resor.
  • Bevaka anställningar och längre tids frånvaro som upphör.
  • Hantera byten och schemaändringar.
  • Godkänna arbetad tid som skickas in via självservice av timavlönade medarbetare.
  • Hantera flexärenden för medarbetare med flexöverenskommelse.

Observera att löneunderlag såsom anställningsunderlag, tidrapporter, utlägg, kostavdrag, med mera ska vara Lönesupport tillhanda senast den 10:e inför lönekörningen.

Stängningstider inför lönekörningar

Personal- och lönesystemet stängs vid lönekörning varje månad. Lönesupport skickar ut ett meddelande om vilket datum det gäller. Du måste senast innan dess ha behandlat dina ärenden. Lönekörningsarbetet börjar efter att systemet har stängt kl. 17.00

Så snart lönekörningarna är avklarade, öppnas systemen igen. Under stängning har du läsbehörighet.

Svar på vanliga frågor

Hur ska jag stämpla rast?

Stämpling av rast

Om du tar lika lång rast som du har enligt schema så kommer du inte att behöva stämpla rasten. Rasten enligt ditt schema kommer att dras automatiskt. Detta är dock inte infört i alla verksamheter ännu. Lönesupport lägger till den inställningen för en verksamhet i taget, tills det är genomfört i alla kommunens verksamheter. Fråga din chef om hur det är på din arbetsplats. Kolla ditt flexsaldo så att det stämmer med hur du har jobbat och haft rast.

Stämpling vid arbete del av dag utan rast

Om du jobbar halvdag och inte tar någon rast, ska du stämpla Rast ut när du går hem. Då dras ingen rast.

Var ser jag min lön?

Du kan se din lön i Självservice, under Mina uppgifter/Lönespecifikation. Om du upptäcker något som inte stämmer ska du kontakta din närmsta chef. Din chef ska i sin tur kontakta Personal direkt för korrigering. För att underlätta bör du vara tydlig med vad som ska korrigeras.

Vad innebär det att lönen är preliminär?

Du som har månadslön och arbetar hela månaden får en så kallad preliminär lön. Det är alltså en lön som utgår från att du arbetar hela månaden. Om du till exempel skulle bli sjuk efter att lönekörningen har genomförts eller att ditt schema inte har varit korrekt, kommer din lön för nästa månad att justeras med ett avdrag för sjukfrånvaron.

Hur vet jag om min lön är rätt?

Under Mina uppgifter/Lönespecifikation i Självservice ser du vad din nettolön blir för maj. Om du tycker att det är något som inte stämmer kan du kontrollera om ditt schema och registrerad frånvaro är rätt.

Information om schemat hittar du enklast i Självservice, under Min arbetstid/Bemanningsöversikt eller under Min arbetstid/Tidutvärdering.

Registrerad frånvaro eller avvikande tjänstgöring ser du i Kalendern i Självservice. Där kan du också se om din chef har godkänt den eller inte.

Vad kan det bero på om lönen inte är rätt?

Det kan bero på att ditt schema inte är korrekt eller att tidrapporter har kommit in för sent. Det kan också bero på att frånvaro eller avvikande tjänstgöring inte registrerats eller godkänts.

Vad ska jag göra om min lön är fel?

Kontakta din chef med specifika detaljer om vad som inte stämmer. Din chef kontaktar i sin tur Personal direkt.

Vad gör jag om jag inte har fått in någon lön på mitt bankkonto?

Kontakta Personal direkt så hjälper de dig