Rutiner för SAM

I enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 2001:1 krävs för arbetsplatser med minst tio medarbetare att rutiner för SAM dokumenteras skriftligt.

Enligt föreskriften ska rutinerna omfatta alla faktorer som påverkar arbetsmiljön – både fysiska, psykologiska och sociala förhållanden.

Inom Vindelns kommun använder vi minst följande forum och sätt för att undersöka risker som kan finnas i vår verksamhet:

  • Medarbetarsamtal
  • Arbetsplatsträffar
  • Samverkansträffar
  • Skyddsronder
  • Medarbetarundersökningar
  • Enkäter
  • Risk och konsekvensanalyser
  • Årlig uppföljning av SAM
  • Undersökningar vid behov

Riskbedömning och handlingsplan

De risker som identifieras ska utredas och riskbedömas. En handlingsplan ska upprättas för åtgärder som inte kan genomföras direkt. Respektive chef är ansvarig för att riskbedömningarna genomförs. Skyddsombud och eventuellt andra medarbetare ska medverka. Vid behov konsulteras sakkunnig hjälp från HR eller företagshälsan.

Riskbedömningar och handlingsplaner ska vara skriftliga. Mall för handlingsplan vid risk- och konsekvensanalys finns i arbetsmiljöverktyget KIA.

Utgå från dessa övergripande rutiner när du som ansvarig chef skapar enhetens rutin för SAM. Planera in vad som ska göras när samt hur och med vilka.

Övergripande rutiner för SAM

1. Arbetsmiljöpolicy

Vindelns kommuns arbetsmiljöpolicyPDF beskriver bland annat vad vi tror är viktigt för att vi ska kunna skapa en god arbetsmiljö där människor trivs, utvecklas och är stolta över sitt arbete.

Ansvarig chef informerar om arbetsmiljöpolicyn på APT eller motsvarande samt med utgångspunkt i denna identifierar möjliga utvecklingsområden för att skapa en hälsofrämjande arbetsplats.

2. Arbetsplatsträffar och facklig samverkansgrupp

Enligt Vindelns kommuns samverkansavtalPDF ska utveckling ske genom samverkan där delaktighet och inflytande ska ses som naturliga delar inom den löpande verksamheten.

Medbestämmandelagen (MBL) och arbetsmiljölagen (AML) utgör den rättsliga grunden för samverkan. Samverkan ska genomsyra alla beslutsnivåer i kommunen. Samverkansgruppen är även skyddskommitté enligt arbetsmiljölagen.

Planera in årets alla arbetsplatsträffar (APT) och samverkansmöten i enhetens rutin (årshjul) för SAM.

På så vis blir det enklare att se vilka delar av SAM som kan utföras på ordinarie APT och/eller samverkan samt i vad mån extra träffar/aktiviteter behöver planeras in för att genomföra det systematiska arbetsmiljöarbetet.

3. Introduktion av nyanställda

En bra introduktion är viktig, både för den nyanställde och för arbetsgruppen. Introduktionen ska planeras och genomföras så att den nye får en bra start som leder till framgång i arbetet.

Enligt Vindelns kommuns ledningspolicyPDF ska alla chefer få en individuellt utformad introduktion. Den nye chefens chef är ansvarig för introduktionen och följer upp att introduktionen motsvarar den nye chefens förväntningar.

4. Medarbetarsamtal

Enligt Vindelns kommuns samverkansavtal ska medarbetarsamtal genomföras minst en gång per år. Syftet med samtalet är att föra dialog om samt följa upp arbetsrelaterade mål, tydliggöra förutsättningar och behov för att kunna uppfylla målen. Arbetsmiljö, trivsel, relationer och samarbete ska också diskuteras.

I årshjul för SAM anges när medarbetarsamtal kommer att genomföras inom respektive verksamheter.

5. Medarbetarundersökning

För att kartlägga hur medarbetarna i Vindelns kommun bl a uppfattar sin arbetssituation och arbetsförutsättningar genomförs årligen en medarbetarundersökning. Undersökningen genomförs vanligtvis i september-oktober. HR ansvarar för att skicka ut enkät till alla medarbetare. Resultatet levereras i november.

  • Planera in när resultatet från undersökningen kommer att presenteras för medarbetarna. Efter att resultatet har presenterats identifieras eventuella utvecklingsområden och risker för ohälsa bedöms.
  • Förbättringsåtgärder som inte kan vidtas direkt dokumenteras i en handlingsplan.
  • Handlingsplan över förbättringsåtgärder upprättas tillsammans med skyddsombud och eventuellt medarbetare.

6. Skyddsrond

Skyddsrond ska genomföras i syfte att identifiera och bedöma eventuella risker för personskada och ohälsa bland medarbetare. Bedömda risker ska dokumenteras i kommunens mall för riskbedömning/handlingsplan eller motsvarande. Handlingsplan kan upprättas i samma mall.

Skyddsrond genomförs i Vindelns kommun efter behov, dock minst en gång/år. Detta avser såväl fysisk, digital som organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA). Ronderna genomförs med hjälp av checklistor i kommunens arbetsmiljöverktyg KIA.

  • För fysisk skyddsrond används checklistan Skyddsrond fysisk Allmän, alternativt någon av de branschspecifika checklistorna.
  • För digital skyddsrond används checklistan Skyddsrond Digital Arbetsmiljö.
  • För kartläggning av OSA används checklistorna Skyddsrond Arbetsbelastning, Arbetstid samt Kränkande Särbehandling.

I årshjul för SAM anges när skyddsrond ska vara genomförd, vilket för övrigt sker tillsammans med det lokala skyddsombudet på arbetsplatsen.

Tänk särskilt på att organisatoriska och sociala arbetsmiljörisker ska uppmärksammas och hanteras lika systematiskt som fysiska risker. Läs mer om hur dessa arbetsmiljörisker kan undersökas, bedömas och förebyggas samt om arbetsrelaterad stress, på sidan Organisatorisk och social arbetsmiljö.

7. Brand/utrymning

Det är viktigt att alla medarbetare känner till hur de ska bete sig vid utrymningslarm. Utrymningsövningar kan ersättas med information om den ger likvärdiga kunskaper.

Det är arbetsgivarens ansvar att fördela uppgifterna i verksamheten så att brandskydd och utrymning kan genomföras, att personalen har tillräckliga kunskaper om hur larm utlöses och om de åtgärder som ska vidtas.

  • Respektive förvaltning ansvarar för att ta fram sådan rutin samt informera medarbetarna om den.
  • I kommunens årshjul för SAM kan med fördel anges när brand-/utrymningsövning inom respektive verksamhet ska genomföras.

8. Tillbud och arbetsskador

Tillbud och arbetsskador ska kontinuerligt rapporteras, utredas och följas upp. Detta görs i kommunens verktyg för incidentrapportering KIA. Uppföljning av tillbud och arbetsskador ska göras kontinuerligt på samverkansträffar samt vid årlig SAM-uppföljning. Även elever omfattas av detta.

  • Planera in tillfälle på till exempel APT eller motsvarande för att gå igenom hur tillbud och arbetsskador ska rapporteras och hanteras.
  • Sätt upp tillbud och arbetsskador som en stående punkt på samverkansträffen samt planera in när årlig uppföljning av tillbud och arbetsskador kommer att genomföras.

9. Hot och våld

Chefen har ansvar för att minska risker för hot och våld på arbetsplatsen samt se till att den som råkat ut för hot eller våld tas väl omhand.

Arbetet för att minimera sådana risker ska ske i samverkan med medarbetare och skyddsombud (gäller även elever och deras representanter).

  • Planera in tillfälle på APT eller motsvarande för att utreda risker för hot och våld i arbetet samt ta fram eller uppdatera rutiner för att minimera riskerna.
  • Boka in tillfälle på APT eller motsvarande för att säkerställa att rutiner för att minimera risker för hot och våldPDF är kända.
  • Informera medarbetarna om att alla hot- och våldssituationer ska rapporteras och hanteras som tillbud alternativt arbetsskador i kommunens verktyg för incidentrapportering KIA.

10. Sjukfrånvaro och rehabilitering

Hälsosamtal respektive rehabsamtal ska genomföras med medarbetare som har upprepad sjukfrånvaro och/eller riskerar ohälsa. Sjukfrånvaro ska också följas upp på samverkansträffar samt kommenteras i årsbokslutet.

  • Boka in tillfälle på APT eller motsvarande för att informera om enhetens rutiner för sjuk- och friskanmälan samt informera om kommungemensamma rutiner för hälsosamtal enligt metodstödet AD-A.
  • Sätt upp uppföljning av sjukfrånvaro som en stående punkt på samverkansträffen.

Mer information om att hantera frånvaro samt kommunens rehabiliteringsprocess och metodstöd för rehabilitering med mera finns under Rehabilitering.

11. Arbetsgivarens inställning till alkohol och droger

Ta kontakt med HR vid misstanke om alkohol och droger. Även företagshälsovården finns som stöd i dessa frågor.

12. Arbetsmiljökunskaper och kompetenser

Säkerställ att tillräckliga arbetsmiljökunskaper finns bland alla medarbetare och att regelbundet uppdatera dessa kunskaper bland dem som fördelats arbetsmiljöuppgifter.

  • Boka in APT eller motsvarande för att informera om arbetsmiljöregler, SAM, enhetens rutin (årshjul) för SAM.
  • Förslagsvis kan några korta videoföreläsningar från iKnow visas på APT.

Inom Vindelns kommun genomförs kontinuerligt grundutbildningar i arbetsmiljö och fördjupningsutbildningar i SAM. Utbildningarna riktar sig till kommunens samtliga chefer och skyddsombud.

13. Första hjälpen och krisstöd

Säkerställ att alla vet hur de ska agera i olika nöd- och krissituationer.

  • Ansvarig chef säkerställer att ett tillräckligt antal medarbetare har kunskaper i första hjälpen. Vid behov planera in tillfälle för att genomföra utbildning i Första hjälpen (L-ABC + HLR).
  • Vid akut behov av omedelbart omhändertagande av en person i kris samt eventuella efterföljande insatser nyttjas kommunens rutin för krishantering.

14. Diskriminering och kränkande särbehandling

Vindelns kommun som arbetsgivare accepterar inte någon form av kränkning, mobbning, trakasserier, diskriminering eller nedlåtande attityd mot en medarbetare eller grupp (gäller även elever i skolan).

Boka in tillfälle på APT eller motsvarande för att informera vad som gäller om medarbetare utsätts för diskriminering, trakasserier eller kränkande särbehandling.

Information om kommunens arbete för att förebygga diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling, vår policy mot detta samt vad som ska göras i de fall trakasserier eller kränkande särbehandling inträffat finns på sidan Diskriminering och trakasserier.

15. Graviditet och amning

sidan om graviditet och amning har vi samlat viktig information om arbete som utförs av arbetstagare som är gravida, nyss har fött barn eller ammar.

16. Konsekvens-/riskbedömningar inför planerade förändringar

Risk- och konsekvensanalyser ska genomföras inför planerade förändringar med syfte att undanröja/minimera risker, såväl fysiska som psykiska.

Arbetsgivare har ett krav på sig att alltid genomföra detta vid planerade förändringar (till exempel organisationsförändringar, inköp av ny arbetsutrustning, flytt till nya lokaler, om- och tillbyggnationer med mera).

En korrekt konsekvensbedömning görs innan förändringen är genomförd. Bedömningen ska utgöra underlag för olika åtgärder som leder till att arbetsförhållanden blir goda i den nya/ändrade organisationen.

Risk- och konsekvensanalyser ska genomföras tillsammans med skyddsombud och gärna medarbetarna alternativt medarbetarrepresentant.

Mall för risk- och konsekvensanalyser finns i arbetsmiljöverktyget KIA.

17. Årlig uppföljning av SAM

I enlighet med kommunens rutin för uppföljning av SAM görs sådan uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet årligen. Årlig uppföljning av SAM.