Rutiner för elevregistrering

Elever kan registreras i Mitt gymnasieval på olika sätt, via elevfil, excelfil eller manuellt. Första steget är att registrera eleverna. När det är gjort kan man importera betygsfiler.

Efter inläsning av elever är det varje skolenhets ansvar att kontrollera att eleverna finns i klasslistan. Kontrollen gör du i Mitt gymnasieval> Elever>klasslista

Vårdnadshavares e-postadresser

Om det vid elevimport är möjligt att även få med vårdnadshavares mejladresser är det värdefullt, så att de kan ta del av våra utskick under antagningsåret.

Elever med särskild hantering

Folkbokförd elev med skyddade personuppgifter

Dessa elever får inte läsas in. Eleven hanteras manuellt av Gymnasieantagningen. Ansvarig på skolan kontaktar Gymnasieantagningen och stämmer av en tid för att lämna information om den sökande via telefon. Mejla aldrig personuppgifter på dessa elever.

Ej folkbokförd elev

Elever med tillfälligt personnummer (TF-nummer): asylsökande, dolda, nordiska sökande, EU-medborgare, utlandssvenskar och diplomater hanteras manuellt av Gymnasieantagningen.

Skriv in eleverna i excelmallen Elevkategori som finns i Mitt gymnasieval under vyn Blanketter/Info»Blanketter. De kolumner som måste vara ifyllda är: Skola, Klass, Personnummer, Förnamn, Efternamn, Adress, E-post, Hemkommun och Elevkategori (om du har den informationen).

Ladda upp filen i Mitt gymnasieval under Blanketter/Info>Ladda upp dokument.

• Klicka på + Lägg till uppe till höger.
• Namn: TF-nummer
• Avlämnande skola: Den skola som eleven går på. Börja skriva namnet på skolan och välj sedan från rullisten
• Beskrivning: Elevimport-TF-elev
• Spara och stäng

Gymnasieantagningen registrerar även TF-elever som är omsökare.

Viktigt! När en sökande med TF-nummer blir folkbokförd och får ett fullständigt personnummer måste skolan omgående kontakta Gymnasieantagningen som uppdaterar elevens konto i Mitt gymnasieval.

Samordningsnummer

För en elev som har samordningsnummer gäller att födelsedagssiffran ökas med +60.
Exempel: En elev född 100101 får samordningsnumret 100161–1111.

När du importerar eleven skriver du in samordningsnumret i raden för personnummer.

För att registrera eleven manuellt kontakta Gymnasieantagningen via vår e-tjänst och ange elevens samordningsnummer, e-postadress, skola och klass.

Elev folkbokförd utanför Västerbottens län

Eleven gör sitt gymnasieval via antagningskansliet i sin hemkommun.

Den som ansvarar för elevregistrering på skolan kontaktar antagningskansliet i elevens hemkommun för att överlämna uppgifter.

Elev som går om årskurs 9, "omgångare"

Eleven hanteras manuellt av Gymnasieantagningen. Skicka via Gymnasieantagningens e-tjänst elevens personnummer, skola, klass och mejladress. Märk ärendet “Omgångare”. Läser eleven ML eller M2, M1 ska språket anges för att betyg sedan ska kunna läsas in. Gymnasieantagningen registrerar eleven i Mitt gymnasieval och raderar eventuella tidigare betyg.

Elev som går på gymnasiet "omsökare"

Elev som redan finns registrerad i Mitt gymnasieval, till exempel elev på introduktionsprogram aktiverar ansvarig på skolan manuellt inför nytt antagningsår via vyn Elever»Ny elev.

OBS! TF-elever som är omsökare registrerar Gymnasieantagningen. Se rubriken Ej folkbokförd elev.

Ska eleven inte söka till gymnasiet?

Elev som inte ska söka till gymnasiet ska inte registreras i Mitt gymnasieval.