Elevregistrering via fil

Läs först sidan Rutiner för elevregistrering.

Behörighet på grundskola: Elev- och betygsimport

Befattning på gymnasieskola: Expedition, SYV och Rektor

Skolan exporterar filen med elevuppgifter från skolans elevregister (exempel Adela, Extens, Idunsoft, Infomentor, Procapita, Quiculum, Schoolsoft). Filnamn ska vara ElevUppg.eug.

När filen är klar importeras den till Mitt gymnasieval via vyn Elever»Importera elever.

För support angående export av filen kontaktar du din skolas leverantör av elevregister.

Kontroller före elevimport

Innan du skapar och exporterar .eug-filen, läs noggrant igenom vilka uppgifter som ska vara med i filen och vilka elever som har en särskild hantering och inte får finnas med vid import.

Elever som inte får läsas in: Se information om hantering av dessa elever på sidan Rutiner för elevregistrering.

• Folkbokförd elev med skyddade personuppgifter
• Ej folkbokförd elev: Elever med tillfälligt personnummer (TF-nummer) OBS! TF-elever som är omsökare registrerar Gymnasieantagningen.
• Elev folkbokförd utanför Västerbottens län
• Elev som går om årskurs 9 (omgångare)

Skolkod

Se till att skolans kod är korrekt registrerad i elevregistersystemet innan du skapar .eug-filen. Du hittar skolkoden under Skolor/Kollegor>Skolor, välj Skolans kontaktuppgifter. Klicka på Redigera för att öppna skolans kontaktuppgifter. Under fliken Grunduppgifter hittar du skolenhetskoden (8 siffror)

Språkval

Språk ska finnas med i filen för elever som kommer att få betyg (A-F) i modernt språk (M2) och elevens val (M1). Språk ska inte anges om eleven har avslutat språkvalet eller inte kommer att få betyg (A-F).

Modersmål

För elever som läser modersmål och kommer få betyg (A-F) ska språket anges i filen. Det går endast att registrera språkkoder enligt internationell standard i Mitt gymnasieval.

Ej svensk läroplan

För elev från skola som inte följer svensk läroplan anges inte språkval eller modersmål i filen.

Importera elevuppgifter via EUG-fil – tre steg

Steg 1 - Läs in elevfilen

• Gå till menyn Elever»Importera elever
• Välj Läs in ny fil
• Välj Bläddra och välj den fil som ska läsas in (Elev.Uppg.eug)
• Välj Läs in

I rutan visas information om antal inlästa elever och eventuella felaktigheter

• Om filen inte har några fel - Klicka på Stäng och importera filen genom att välja Importera.
• Om filen innehåller valideringsfel eller varningar - Se Steg 2 och även stycket Lista med felaktigheter.

Steg 2 - Rätta fel i inläsningen

För att eleven ska kunna importeras måste valideringsfelet rättas innan importen påbörjas. Se information, förklaring och beskrivning av hur du åtgärdar fel på sidan Fel vid inläsning av elevuppgifter.

Tips! Är det många fel kan det vara bättre att ta bort filen med soptunnan. Rätta felen i skolans elevregistersystem. Skapa en ny fil och läs in filen på nytt.

Se även hantering av elever som inte får läsas in under på sidan Rutiner för elevregistrering.

• Klicka på Stäng och öppna listan över felaktigheter genom att klicka på importen i tabellen, symbolen Pil
• Visa alla är förvalt och visar alla elever. Välj Med valideringsfel för att endast se felaktiga poster.
• I kolumnen Validerad markeras fel med en röd symbol. Håll muspekaren över turkos triangel i kolumnen Validerad per elev för att se beskrivning av felet.
• Öppna elevkortet för respektive elev genom att klicka på symbolen Pil
• Rätta felet, spara och stäng

Eleven försvinner från listan över felaktigheter. När felen är rättade ska filen importeras till antagningssystemet genom att klicka på Importera.

Steg 3 - Importera filen

Observera! En inläst fil går att radera och läsa in på nytt. När filen väl är importerad går det inte att ändra i eller ta bort filen. Det är därför mycket viktigt att inga elever med skyddade personuppgifter finns med i filen.

Gå tillbaka till ursprungsläget för elevimport genom att klicka på den turkosa texten Elevimporter, som ligger precis ovanför tabellen.

• Klicka på Importera
• Har inte samtliga fel åtgärdats visas en informationsruta.
• Välj OK - För att endast importera de elevuppgifter som är korrekta
• Välj Avbryt - För att gå tillbaka och åtgärda resten av felen

Kontroller att göra efter import

Varje skola har ansvar för att se till att eleverna är korrekt registrerade i Mitt gymnasieval.

När du har importerat elevuppgifterna eller lagt till elever manuellt, ska du kontrollera att alla elever är korrekt registrerade och att ingen elev saknas i klasslistan.

Gå till menyn Elever»Klasslista, välj din kommun och skola.

Rätt elev

Kontrollera att samtliga elever finns i Mitt gymnasieval genom att jämföra med din skolas klasslistor. Om elever saknas kan de läggas till manuellt. Observera att detta inte gäller elever som inte får importeras, se mer under rubriken Elevregistrering.

Tillfälligt personnummer (TF-nummer)

Kontrollera:

• Att TF-numret i skolans elevregister överensstämmer med det som Gymnasiantagningen har registrerat i Mitt gymnasieval (efter att du skickat in excelmallen Elev- och betygsuppgifter).
• Att uppgifter är uppdaterade för elev som blivit folkbokförd och fått sitt fullständiga personnummer. Kontakta Gymnasieantagningen omgående om detta inte stämmer.
• Att rätt adress är registrerad
• Att Elevkategori stämmer

Språkval

Kontrollera att elevernas språkval är korrekt registrerade. I klasslistan visas information om importerade språk.

• Elevens val visas i kolumn M1, Moderna språk visas i kolumn M2.
• Om information om språkval saknas efter importen måste detta registreras manuellt via elevkortets flik Betyg (gäller elever med höstterminsbetyg).
• Modersmål (ML) visas inte i klasslistan, utan endast på elevens elevkort under fliken Kontaktuppgifter > Grundläggande uppgifter.

Observera! Det går inte att registrera betyg i M1, M2 eller modersmål om inte språket är registrerat i elevkortet.

Elevkategori

Om elev har fel elevkategori eller folkbokföring oklar kontaktar du Gymnasieantagningen.

Uppdatering av adressuppgifter

I elevkortets flik Kontaktuppgifter, Elevkategori visas Folkbokföring oklar fram till dagen efter importen. Statusen uppdateras automatiskt till Folkbokförd när Mitt gymnasieval synkroniseras med Skatteverkets befolkningsregister (NAVET), vilket sker dagligen.

Adressuppdateringar sker automatiskt under antagningsåret.