Elevregistrering via Excel-import

Vy i Mitt gymnasieval: Elever»Excelimport av elev/betyg

Behörighet på grundskola: Elev och betygsimport

Befattning på gymnasieskola: Expedition, SYV och Rektor

Skolor utan elevregister som skapar elevfiler fyller i en Excelfil särskild anpassad för import till Mitt gymnasieval. Excelmallen för elev- och betygsimport finns i Mitt gymnasieval under vyn Blanketter/Info»Blanketter.

När filen är klar importeras den till Mitt gymnasieval via vyn Elever»Excelimport av elev/betyg.

Kontroller innan elevimport i Mitt gymnasieval

Innan du skapar och exporterar excelfilen, läs noggrant igenom vilka uppgifter som ska vara med i filen och vilka elever som har en särskild hantering och inte får finnas med vid import.

Elever som inte får läsas in: Se information om hantering av dessa elever under rubriken Elevregistrering.

• Folkbokförd elev med skyddade personuppgifter
• Ej folkbokförd elev: Elever med tillfälligt personnummer (TF-nummer) Obs – TF-elever som är omsökare registrerar Gymnasieantagningen. Detta gäller även elever som tidigare registrerats med TF-nummer men som nu har fått personnummer.
• Elev folkbokförd utanför Storsthlms län, Gnesta och Håbo kommun
• Elev som går om årskurs 9 (omgångare)

Skolkod

Se till att skolans kod är korrekt registrerad i elevregistersystemet innan du skapar excelfilen, koden anges i kolumn A. Du hittar skolkoden under Skolor/Kollegor>Skolor, välj Skolans kontaktuppgifter. Klicka på Redigera för att öppna skolans kontaktuppgifter. Under fliken Grunduppgifter hittar du skolenhetskoden (8 siffror) eller den förkortade skolkoden. Om koden saknas i Mitt gymnasieval kan du hitta den på Skolenhetsregistret Länk till annan webbplats..

Språkval

Språk ska finnas med i filen för elever som kommer att få betyg (A-F) i modernt språk (M2) och elevens val (M1).

• Modernt språk (M2) - språket skrivs i kolumn T.
• Elevens val (M1) – språket skrivs i kolumn R.

Om elev avslutat språkvalet och inte får betyg (A-F) ska språket inte anges.

Modersmål

För elev som läser modersmål och kommer få betyg (A-F) ska språket anges i kolumn V. Det går endast att registrera språkkoder enligt internationell standard i Mitt gymnasieval. Klicka här för att se alla språkkoder Länk till annan webbplats..

Ej svensk läroplan

För elev från skola som inte följer svensk läroplan anges inte språkval eller modersmål i filen.

Importera elevuppgifter via Excelimport – tre steg

Steg 1 - Läs in Excelfilen

• Gå till menyn Elever»Excelimport av elev/betyg
• Välj Läs in Excelfil
• Välj Bläddra och välj den Excelfil som ska läsas in
• Välj Läs in

OBS! Inforutan visar HT-betyg även vid elevimport.

I rutan visas information om antal inlästa elever och eventuella felaktigheter

• Om filen inte har några fel - Klicka på Stäng och importera filen genom att välja Importera.
• Om filen innehåller valideringsfel eller varningar - Se Steg 2 och även stycket Lista med felaktigheter.

Steg 2 - Rätta fel i inläsningen

• Klicka på Stäng och öppna listan över felaktigheter genom att klicka på importen i tabellen, symbolen Pil. Med valideringsfel och varning är förvalt.
  
• I kolumnen Fel markeras fel med en röd symbol. Håll muspekaren över turkos triangel i kolumnen Fel per elev för att se beskrivning av felet.

• Öppna elevkortet för respektive elev genom att klicka på symbolen Pil
• Rätta felet, spara och stäng

Eleven försvinner från listan över felaktigheter. När felen är rättade ska filen importeras till antagningssystemet genom att klicka på Importera.

Lista med felaktigheter

Om ett valideringsfel inte åtgärdas importeras inte den aktuella eleven.

Se information nedan om hur du åtgärdar ett fel.

Se även hantering av elever som inte får läsas in under rubriken Elevregistrering.

Steg 3 - Importera Excelfilen

Gå tillbaka till ursprungsläget för Excelimport genom att klicka på den turkosa texten Elevimporter, som ligger precis ovanför tabellen.

• Klicka på Importera
• Har inte samtliga fel åtgärdats visas en informationsruta.
• Välj OK - För att endast importera de elevuppgifter som är korrekta
• Välj Avbryt - För att gå tillbaka och åtgärda resten av felen

Kontroller att göra efter import

Varje skola har ansvar för att se till att eleverna är korrekt registrerade i Mitt gymnasieval.

När du har importerat elevuppgifterna eller lagt till elever manuellt, ska du kontrollera att alla elever är korrekt registrerade och att ingen elev saknas i klasslistan.

Gå till menyn Elever»Klasslista, välj din kommun och skola.

Rätt elev:

Kontrollera att rätt elever finns i Mitt gymnasieval genom att jämföra med din skolas klasslistor. Om elever saknas kan de läggas till manuellt. Observera att detta inte gäller elever som inte får importeras, se mer under rubriken Elevregistrering.

Tillfälligt personnummer (TF-nummer), kontrollera:

• Att TF-numret i skolans elevregister överensstämmer med det som Gymnasiantagningen har registrerat i Mitt gymnasieval (efter att du skickat in excelmallen Elev- och betygsuppgifter).
• Att uppgifter är uppdaterade för elev som blivit folkbokförd och fått sitt fullständiga personnummer. Kontakta Gymnasieantagningen omgående om detta inte stämmer.
• Att rätt adress är registrerad
• Att Elevkategori stämmer

Språkval

Kontrollera att elevernas språkval är korrekt registrerade. I klasslistan visas information om importerade språk.

• Elevens val visas i kolumn M1, Moderna språk visas i kolumn M2.
• Om information om språkval saknas efter importen måste detta registreras manuellt via elevkortets flik Betyg (gäller elever med höstterminsbetyg).
• Modersmål (ML) visas inte i klasslistan, utan endast på elevens elevkort under fliken Kontaktuppgifter > Grundläggande uppgifter.

Observera: Det går inte att registrera betyg i M1, M2 eller modersmål om inte språket är registrerat i elevkortet.

Elevkategori

Om elev har fel elevkategori eller folkbokföring oklar kontaktar du Gymnasieantagningen.

Uppdatering av adressuppgifter

I elevkortets flik Kontaktuppgifter, Elevkategori visas Folkbokföring oklar fram till dagen efter importen. Statusen uppdateras automatiskt till Folkbokförd när Mitt gymnasieval synkroniseras med Skatteverkets befolkningsregister (NAVET), vilket sker dagligen. Adressuppdateringar sker automatiskt under antagningsåret.

Anpassad gymnasieskola

Elev som är integrerad i grundskoleklass men som ska söka till anpassad gymnasieskola kan läsas in i standardläget. Efter inläsning markeras eleven som elev från anpassad grundskola i elevkortets flik Kontaktuppgifter. När eleven har markerats, flyttas hen till klasslistan i Mitt gymnasievals anpassade läge.

Spara den ifyllda Excelfilen inför kommande betygsrapportering!